Šiuolaikinėje darbo kultūroje, kai didelė dalis susitikimų persikėlė į virtualią erdvę, natūraliai kyla klausimas – ar fizinės konferencijų salės vis dar turi savo vietą verslo centruose? Ar tai – būtinas infrastruktūros elementas, palaikantis verslo efektyvumą ir prestižą, ar vis tik brangiai kainuojantis, retai išnaudojamas plotas, kurį galima būtų skirti produktyvesnėms funkcijoms? Šis klausimas ypač aktualus sostinėje – verslo tankumo lyderėje, kur konferencijų salės Vilniuje konkuruoja ne tik dėl klientų, bet ir dėl racionalaus erdvių paskirstymo.

Analizuojant Lietuvos verslo centrų praktiką, matyti besikeičiantis požiūris į konferencijų erdves. Vieni plėtotojai investuoja į modernias, įvairaus dydžio salių koncepcijas, o kiti – renkasi minimalistinį modelį, kuriame susitikimų kambariai talpina tik pačius būtiniausius poreikius. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip keičiasi konferencijų salių funkcija, ką diktuoja verslo poreikiai ir ar konferencijų salės nuoma gali būti pelningas, o galbūt – net neišvengiamas pasirinkimas.

Kintanti konferencijų erdvių paskirtis

Per pastarąjį dešimtmetį konferencijų salių koncepcija gerokai pasikeitė. Nors jos vis dar vadinamos „konferencijų salėmis“, vis dažniau tai – multifunkcinės erdvės, skirtos ne tik tradiciniams susitikimams, bet ir vidiniams mokymams, komandiniams renginiams, hybrid tipo prezentacijoms. Tai ypač aktualu įmonėms, kurios Vilniuje valdo regioninius padalinius ar dirba tarptautiniu mastu – joms būtina turėti reprezentatyvią fizinę erdvę, kurioje galima priimti partnerius, organizuoti svarbius susitikimus ar tiesiog suburti komandą gyvai.

Tuo pačiu daugėja įmonių, kurios renkasi „office-as-a-service“ modelį, nuomojasi tik darbo vietas, o papildomai moka už naudojimąsi konferencijų salėmis pagal poreikį. Tai leidžia verslo centrams pasiūlyti konferencijų salės nuomos paslaugą ne tik savo nuomininkams, bet ir išorės klientams – smulkiam verslui, renginių organizatoriams, net viešajam sektoriui. Dėl šios priežasties atsiranda naujas poreikis: konferencijų salės turi būti patrauklios, moderniai įrengtos, lengvai rezervuojamos ir techniškai pritaikytos tiek fiziniams, tiek virtualiems renginiams.

Kodėl vis dar svarbu turėti konferencijų salę vietoje?

Nors nuotoliniai susitikimai tapo įprasta kasdienybės dalimi, fizinė erdvė vis dar turi reikšmingą pranašumą – ji kuria santykį. Sprendimų priėmimas akis į akį, produkto pristatymas klientui ar derybos su partneriais dažnai reikalauja gyvo kontakto. Dėl šios priežasties daugelis įmonių, net jei ir dirba hibridiniu modeliu, savo biurų poreikį matuoja ne tik darbo vietų skaičiumi, bet ir konferencijų salių kokybe.

Svarbu ir tai, kad verslo centrai, siūlantys kokybiškas, įvairių dydžių konferencijų erdves, tampa patrauklesni potencialiems nuomininkams. Galimybė išsinuomoti salę 10–50 žmonių susitikimui toje pačioje vietoje, kur yra biuras – tai laiko, logistikos ir kaštų taupymas. Be to, tokios salės dažnai aprūpintos reikalinga įranga: projektoriais, vertimo kabinomis, garso sistemomis, IT palaikymu, net maitinimo paslaugomis. Tai leidžia įmonei organizuoti aukšto lygio renginį neišeinant iš savo pastato ribų.

Ekonominis efektyvumas: nuoma vietoje nuosavybės

Verslo centrams, kurie teikia konferencijų salės nuomos paslaugą, tai gali tapti ne tik papildomu pajamų šaltiniu, bet ir priemone optimizuoti pastato užimtumą. Pavyzdžiui, Vilniuje veikiančiuose verslo centruose neretai konferencijų salės sudaro 5–10 proc. bendro naudingo ploto. Jei šios erdvės neaktyviai naudojamos, jos tampa finansine našta – reikalauja priežiūros, energijos sąnaudų, bet negeneruoja grąžos.

Šiuo atveju aktualus tampa sprendimas siūlyti jas nuomai ir išorės klientams – net jei tai reikalauja papildomos administravimo sistemos. Pavyzdžiui, tokios platformos kaip „Narbutas Space“, „SPOTISPACE“ ar individualios verslo centrų rezervavimo sistemos leidžia lengvai administruoti konferencijų salės Vilniuje užimtumą, pritaikant kainodarą pagal laiką, poreikius ir sezoniškumą. Ši praktika ypač pasiteisina centre esančiuose pastatuose, kur paklausa didžiausia, o konkurencija tarp vietų – intensyvi.

Racionalumo ir prestižo balansas

Ne visi verslo centrai turi vienodas galimybes vystyti konferencijų erdves – tai priklauso nuo vietos, tikslinės auditorijos ir architektūrinės koncepcijos. Tačiau net ir mažesniuose centruose tikslingai suprojektuota viena ar dvi salės gali tapti ne tik praktiniu įrankiu, bet ir pridėtine verte. Svarbiausia – balansas tarp realaus poreikio ir prestižo. Moderni, ergonomiška, estetiška konferencijų salė padeda formuoti centro įvaizdį, ypač jei nuomininkai atstovauja konsultacijų, teisės ar technologijų sektoriams, kur svarbu kurti profesionalų klientų aptarnavimo įspūdį.

Kita vertus, salių kiekis neturėtų būti perteklinis – jei plotas stovi tuščias, tai rodo, kad nei rinka, nei konkretus verslo centras neturi tokio poreikio. Todėl prieš projektuojant konferencijų erdves būtina atlikti rinkos analizę, remtis esamų nuomininkų poreikiais bei stebėti konkurentų pasiūlą. Vilniuje galima rasti tiek verslo centrų, turinčių atviras konferencijų sales ir auditorijas, tiek ir tokių, kurie visą dėmesį sutelkia į biurų patalpų nuomą, palikdami salių klausimą trečiaeilėje vietoje.

Strateginis sprendimas, reikalaujantis lankstumo

Konferencijų salės verslo centruose nėra tik „būtina detalė“ – tai strateginis sprendimas, galintis sustiprinti viso objekto vertę arba tapti nereikalinga našta. Svarbiausia – lankstus požiūris. Jei salė projektuojama su galimybe transformuoti ją į bendradarbystės erdvę, showroom’ą ar net bendro naudojimo poilsio zoną, jos išnaudojimo potencialas ženkliai padidėja.

Lietuvos verslo centruose vis dažniau taikomi tokie sprendimai: mobilios pertvaros, modulinių baldų sistema, automatizuotas apšvietimas ir ventiliacija leidžia tą pačią erdvę pritaikyti skirtingoms funkcijoms. Tai reiškia, kad konferencijų salės ne tik išlieka aktualios, bet ir tampa šiuolaikinio, lanksčiai veikiančio verslo centro simboliu.